Siempre que usted se disponga a configurar una nueva cuenta de correo en su programa preferido (Outlook, Thunderbird, Mail,…) éste le pedirá que seleccione el tipo de cuenta que desea dar de alta en el programa.
Aparecen dos opciones, las cuales a continuación le serán ilustradas para que sepa qué tipo de cuenta se puede ajustar más a sus necesidades:
POP3: este tipo de cuenta conecta con el servidor para descargar los mensajes en su equipo, eliminándolos del servidor de tal forma que si los perdiese por un problema en su equipo no podría recuperarlos. Es posible configurar su programa de correo para que deje una copia en el servidor de los mensajes descargados para todo mensaje o que sólo lo haga durante un número determinado de días, y al expirar este tiempo el programa borrará los mensajes antiguos del servidor, que nunca de su equipo, para liberar su alojamiento de espacio en disco y no exceder los límites que se indican en su contrato. La configuración POP3 no permite que una cuenta sea configurada simultáneamente en varios equipos, ya que por definición POP3 puede servir una única conexión simultánea. Puede tener su cuenta configurada en un equipo de sobremesa como POP3 y en su portátil y/o teléfono como IMAP.
IMAP: utilizando esta configuración los mensajes no se descargan, sino que se sincronizan con los existentes en el servidor en todo momento, de manera que no se borran nunca a no ser que usted los elimine a mano. En caso de perder los mensajes en un equipo basta con configurar la cuenta en otro para que se vuelvan a sincronizar sin perder ninguno. Esto tiene el inconveniente de que si recibe mucho correo puede exceder la capacidad de espacio contratada fácilmente, y deberá contratar más espacio de almacenamiento o borrar los mensajes manualmente cada cierto tiempo para que esto no ocurra. Cabe indicar que si usted elimina los mensajes no se borran completamente, quedan tachados como “eliminados”, lo que supone que debe purgarlos para que realmente se eliminen del servidor y por consiguiente de su equipo.